Сверка с контрагентами: как найти расхождения за вечер

Акт сверки обычно приходит в тот момент, когда времени на него меньше всего. Файл в Excel, скан в PDF, иногда фото из мессенджера. Строк много, суммы не сходятся, а причина расхождения может быть в одной операции, которую пропустили полгода назад. Разберём, как этот процесс устроен и что в нём можно ускорить.

Почему сверка затягивается

Проблема не в том, что бухгалтер медленно считает. Проблема в том, что сравнивать приходится разные по форме источники: акт контрагента и выгрузку из своей программы. Номера документов могут отличаться, даты — расходиться на пару дней, а суммы — быть с копейками или без.

Дальше начинается ручная работа: найти строку, открыть документ, проверить дату, понять, почему сумма другая. На одной странице это минуты. На десяти организациях — дни.

Какие расхождения встречаются чаще

• Строки нет в учёте. Контрагент включил документ, который вы не провели.
• Суммы разнятся. Ошибка в акте, в учёте или в одном из документов.
• Сальдо не сходится. Итог отличается, а построчно всё выглядит нормально.
• Есть в учёте, но нет в акте. Обратная ситуация: документ провели, а контрагент его не видит.
• Разница похожа на аванс. Сумма совпадает с оплатой, которую не зачли.

Последний пункт особенно неприятен: построчная сверка его не видит, потому что формально строки совпадают. Нужно смотреть на разницу целиком.

Как это делается руками

Обычный порядок такой: открыть акт, открыть выгрузку, отсортировать по номеру, пройтись по каждой строке, отметить расхождения, написать контрагенту, дождаться исправленного акта. Если организаций несколько, процесс повторяется с начала.

Ошибки здесь появляются не из-за невнимательности, а из-за усталости. К концу третьего акта глаз пропускает строку, которую до этого проверял дважды.

Как подготовить сверку

Половина скорости зависит от того, что есть на входе. Перед разбором стоит собрать три вещи: акт от контрагента за нужный период, выгрузку операций из учёта и список спорных мест, если они уже известны.

Если акт пришёл фотографией, лучше попросить исходный файл. Распознавание справится и с фото, но лишний шаг всегда добавляет риск ошибки. Если контрагент присылает акт в своей форме, это не проблема: главное, чтобы были видны номер документа, дата и сумма.

Что делает МАРК

МАРК читает акт сверки в том виде, в котором он пришёл: Excel, PDF, скан или фото. Берёт учёт из выгрузки и сопоставляет строки по номеру документа, с допуском по дате и сумме. Дальше классифицирует расхождения по типам, включая разницу, похожую на незачтённый аванс.

Сверка не должна зависеть от того, в каком формате контрагент прислал акт. Значение имеет результат, а не форма файла.

На выходе — отчёт в Excel и CSV, список расхождений с пояснением и черновик ответного акта в Word по ГОСТ. Оригиналы и распознанный текст остаются под рукой, чтобы можно было проверить любую строку.

Что проверяет человек

• Спорные строки, где совпадение неполное.
• Расхождения, которые похожи на ошибку в учёте, а не в акте.
• Итоговый акт перед отправкой контрагенту.
• Реакцию на нестандартные случаи: зачёты, уступки, сторно.

МАРК не отправляет акт самостоятельно и не пишет в 1С. Это осознанное ограничение: сверка — документ, который подтверждает обе стороны, и финальное действие должно быть под контролем.

Что на выходе

Отчёт, который можно открыть в Excel или распечатать, список найденных расхождений и черновик ответного акта. Если расхождений нет, это тоже результат: появляется подтверждение, что стороны видят одинаково.

Для аутсорсера это ещё и способ показать клиенту ценность работы: не «мы сверили», а «вот что нашли и как исправили».

Где границы

Сверка не заменяет профессиональное суждение. Если контрагент прислал акт с неверной юридической формулировкой или спорной операцией, решение принимает бухгалтер. Помощник только ускоряет поиск и разбор.

Ещё один момент: качество результата зависит от качества выгрузки. Если в учёте нет части операций, сверка покажет расхождение — но причину всё равно придётся искать человеку.

Посмотреть, как модуль сверки работает на примерах, можно на странице МАРК — помощник бухгалтера.

Читайте также: ИИ для счетов и документов и Безопасность данных при работе с ИИ.

Читайте также: МАРК: что ИИ-помощник бухгалтера забирает у рутины и Китай-АПИ: один ключ вместо четырёх аккаунтов.